Een succesvolle informatieavond organiseren – 4 stappen
Om onze Groupius Wonen woonoplossing te realiseren, hebben we veel direct contact met toekomstige buurtbewoners en mensen die interesse hebben in een woning. Een van de meest waardevolle instrumenten voor direct contact is het organiseren van een (buurt)bewonersavond: je hoort wat er écht leeft en krijgt een scherp beeld van de wensen die cruciaal zijn bij de keuze voor Groupius Wonen.
Graag delen we onze ervaringen met het organiseren van een informatieavond. Hoe pak je dat slim aan? Wat zijn onze belangrijkste inzichten én welke stappen moet je zeker niet overslaan?
1. Stel het doel van de bijeenkomst vast
Allereerst is het belangrijk om het doel van de bijeenkomst vast te stellen. Wil je alleen informatie ‘brengen’ of wil je die ook ‘ontvangen’?
Ofwel: kunnen aanwezigen ter plekke hun vragen, suggesties en kritiek kwijt? Of kan dat pas in een latere fase? Het doel van de avond bepaalt direct de opzet ervan.
Het is essentieel om ook in de uitnodiging duidelijk te maken om wat voor soort informatieavond het gaat en wat de inbreng van de aanwezigen zal zijn. Dat voorkomt onnodige irritatie achteraf. Geïnteresseerden kunnen uitgenodigd worden via een digitale nieuwsbrief, een open uitnodiging op de informatiesite en/of in het plaatselijke nieuwsblad of via een huis-aan-huis uitnodiging.
2. Aanmelden is verplicht
Natuurlijk is het handig als je weet wie er tijdens de bijeenkomst aanwezig zijn. Voor de informatieavonden die Groupius Wonen organiseert dienen geïnteresseerden zich altijd aan te melden. Dit kan met een eenvoudig online aanmeldformulier op een website, waarbij je gelijk het e-mailadres én het aantal aanwezige personen vraagt. Dit heeft als voordeel dat je op voorhand een beeld hebt van het totaal aantal aanwezigen. Het aantal bepaalt de inrichting van de zaal en het inkopen van de catering. Doordat je naam en emailadres van de aanwezige hebt, is het mogelijk:
- Om de geïnteresseerden op voorhand een laatste reminder te sturen en de ‘no-show’ te minimaliseren;
- Een goed beeld te krijgen van de groep die aanwezig zal zijn;
- Achteraf nog extra informatie toe te sturen.
3. Bepaal de opzet
Globaal zijn er drie soorten voorlichtingsbijeenkomsten. Bij de eerste variant wordt alleen informatie verstrekt. Bij de andere twee wordt ook respons verwacht.
Pure informatieavond
Tijdens een informatieavond vertelt de initiatiefnemer welke plannen er zijn en welke stadia het project zal doorlopen. Maar ook zaken die meer met de details te maken hebben zoals bijvoorbeeld het bouwrijp maken van grond of de mogelijke overlast voor bewoners of omwonenden komen aan bod.
Respons van de toehoorders kan tijdens zo’n bijeenkomst interessant zijn, maar is niet een doel op zich. Vaak kunnen de organisatoren nog niet op specifieke vragen ingaan gezien de premature fase van het project. De antwoorden zullen in latere fase van het ontwikkelproces duidelijk worden.
Zelfs als het doel alleen informeren is, blijft het zinnig om het publiek open en ontvankelijk tegemoet te treden. Hun reactie kan fungeren als barometer van de algehele stemming. Bij het maken van volgende beslissingen kan daar rekening mee worden gehouden.
‘De inbreng van het publiek fungeert als barometer van de algehele stemming’
Informatiebijeenkomst met inspraak
Wordt er een plan voorgelegd waar je graag feedback op krijgt, dan is het aan te raden om de aanwezigen voor aanvang van de bijeenkomst te laten weten wat de strekking is van de bijeenkomst.
- Hoe ver gaat hun inspraak, over welke punten kunnen ze hun mening en wensen kenbaar maken?
- Wat wordt ermee gedaan?
- Hoe en waar kunnen kritiek of opmerkingen worden geuit?
Vanzelfsprekend is het belangrijk dat de aanwezigen zich echt gehoord voelen. Dit gaat verder dan de avond zelf. Wij doen dit door op voorhand én na afloop toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld door online terugkoppeling te geven over de besproken punten en zeer goed telefonisch of via een speciaal e-mailadres bereikbaar te zijn.
Tijdens een van onze eerste informatieavonden hadden we een grote opkomst. We hebben er toen voor gekozen om de aanwezigen op te delen in vier groepen. Doordat de subgroepen kleiner zijn, is de drempel om vragen te stellen lager. Er kunnen in totaal meer vragen behandeld worden waardoor de aanwezigen zich meer gehoord voelen. Tot slot helpt het opdelen van de groep bij het beperken van de impact van een eventuele negatieve tendens of kritiek op de plannen.
Informele informatieavond
Tijdens een informele informatieavond gaan organisatoren met (buurt)bewoners en andere betrokkenen echt in gesprek. Een slimme opzet hiervoor is de informatiemarkt. Er worden diverse stands opgesteld waar deskundigen met behulp van aansprekend beeldmateriaal ‘praatplaatjes’ informatie geven over hun specialisme. Gemiddeld zijn er een stuk of acht thema’s waar mensen op af komen. Meestal duurt een informatiemarkt maximaal twee uur.
‘Een informatiemarkt zorgt ervoor dat informatie op een persoonlijke manier wordt overgebracht’
Het mooie van dit concept is dat geïnteresseerden zelf kunnen bepalen wanneer ze komen en vertrekken én over welke onderwerpen ze iets willen weten. Vaak lopen bezoekers met gerichte vragen rond.
Een extra voordeel is dat deze aanpak een dynamische sfeer creëert. Formele informatie wordt op een persoonlijke, informele manier overgebracht. Iedereen kan vragen stellen en – heel belangrijk – voelt zich gezien en gehoord. Dat is natuurlijk dé manier om goodwill te kweken.
Deze bijeenkomst vraagt om een gestructureerde opzet om te voorkomen dat de opgedane informatie, gestelde vragen en gekweekte goodwill niet verloren gaan.
4. De follow-up
De avond is succesvol verlopen. Je hebt veel nieuwe inzichten gehoord en de aanwezigen zijn overwegend positief. Hoe ga je nu verder? De aanwezigen voelen zich kort na de bijeenkomst het meest betrokken. Onze ervaring is dat een verzonden email binnen één week na de bijeenkomst heel goed gelezen wordt. Dit moment heeft Groupius Wonen gebruikt om:
- De aanwezigen te bedanken;
- De antwoorden op de gestelde vragen rond te sturen;
- Foto’s of een film van de avond te delen – men is geneigd om te kijken of zijzelf of bekenden op het beeld voorkomen;
- Aanwezigen uit te nodigen om Groupius Wonen op social media te volgen;
- De aanwezigen voor deelname aan een klankbordgroep uit te nodigen;
- Te informeren over de volgende stappen en alvast een volgende bijeenkomst aan te kondigen.
Kortom, door de organisatie van een informatieavond gestructureerd aan te pakken, biedt het directe contact met (buurt)bewoners je veel inzichten en kansen. Voor Groupius Wonen is dit dé manier om directe feedback te ontvangen en om geïnteresseerden enthousiast te maken voor ons concept.
Groupius Wonen ontwikkelt smaakvolle toekomstbestendige woningen. Door middel van slim ontworpen gebouwen en handige technische oplossingen groeit de woning met de (zorg)behoefte mee, zonder dat men daar nu iets van ziet. De locaties zijn goed bereikbaar, dichtbij winkels en altijd in de buurt van eerstelijnszorg zoals een huisarts. Hier kunt u comfortabel verblijven, veilig wonen en in contact komen met bewoners en mensen van buiten op de speciaal daarvoor ontworpen ontmoetingsplekken.